Aktualności

Czasami odpowiedzialni za komunikację kładą nacisk na publikacje zewnętrzne przedsiębiorstwa, a zapominają o wydawnictwach przeznaczonych dla pracowników. Jeśli firma zatrudnia 150 i więcej osób, warto prowadzić biuletyn wewnętrzny.

Poinformować i nie tylko
W Browarze Łomża pomysł gazetki wewnętrznej zrodził się latem 2002 r. podczas przygotowań do wprowadzenia nowego wzoru butelki.

— Stwierdziliśmy, że brakuje nam narzędzia pozwalającego rzetelnie, przystępnie i wyczerpująco przekazywać pracownikom i kontrahentom informacje o naszych działaniach oraz wyjaśniać przyświecające nam cele i ich znaczenie dla przedsiębiorstwa — mówi Andrzej Krzysztof Rutkowski, prezes Browaru Łomża.

Dzięki takiemu wydawnictwu pracownicy mogą też po prostu lepiej się poznać i dowiedzieć się czegoś o tajnikach pracy zatrudnionych w innych działach.

— „Świat Piwa”— magazyn firmowy pracowników Kompanii Piwowarskiej, stworzyły dwie odrębne redakcje, gdy dochodziło do fuzji Browarów Tyskich z Lechem Browary Wielkopolski. Wspólny dwumiesięcznik był jednym z narzędzi rozpoczętej integracji — informuje Katarzyna Wilczewska, kierownik ds. komunikacji wewnętrznej Kompanii Piwowarskiej.

Gazetka często jest również elementem systemu motywacyjnego.

— Pomaga pracownikom lepiej zrozumieć znaczenie ich pracy dla całej organizacji. Pozwala spojrzeć na indywidualne zadania z szerszej perspektywy, dostrzec związek jednostkowych osiągnięć z sukcesami odnoszonymi przez browar — uważa Andrzej Krzysztof Rutkowski.

Celem takiego wydawnictwa może być także edukacja — podnoszenie wiedzy na tematy niekoniecznie związane z działalnością firmy, a nawet dostarczanie rozrywki, na przykład w postaci krzyżówek, rysunków czy anegdot.

Zainteresować
Nieporozumieniem jest sprowadzanie biuletynu do roli przekaźnika informacji od zarządu i umieszczanie tam materiałów poświęconych wyłącznie strategii firmy. Warto dobór poruszanych spraw konsultować z czytelnikami.

— Co roku zbieramy opinie, by poznać potrzeby pracowników i rozszerzamy te kolumny, które cieszą się największym zainteresowaniem. Na przykład w ostatnich numerach więcej piszemy o tajnikach produkcyjnych czy koncernie SAB Miller — opowiada Katarzyna Wilczewska.

Obok artykułów opisujących sukcesy i porażki oraz plany przedsiębiorstwa powinno znaleźć się miejsce na przybliżenie czytelnikom pracy poszczególnych działów, portrety pracowników czy porady. Dużą popularnością cieszą się wywiady, felietony i publikacje o działalności społecznej lub sportowej pracodawcy.

Ze względu na zadania gazetek firmowych istotne jest także to, kto w nich pisze.

— Najlepiej, gdy za pisanie artykułów odpowiadają pracownicy, a specjaliści jedynie weryfikują ich formę. Zewnętrzni autorzy nie znają wszystkich tajników funkcjonowania przedsiębiorstwa — podpowiada Tomasz Kościelny, dyrektor zarządzający w Agencji Doradczej i Wydawniczej Agape.

Przyciągać uwagę
Publikacja powinna odpowiadać wizerunkowi przedsiębiorstwa. Zachowanie kolorystyki, umieszczanie logo, a także elementów graficznych charakterystycznych dla firmy — to podstawowe warunki spójności wizualnej, wpływającej na kreowanie wizerunku firmy wśród pracowników.

— Stonowana forma graficzna i wyważone teksty kojarzą się z powagą, spokojem, zaufaniem i odpowiedzialnością. Z kolei prężną, nowoczesną i innowacyjną firmę należy prezentować przez dynamiczną grafikę i zdjęcia, dużą liczbę infografik, innowacyjne pod względem treści i formy teksty — uważa Tomasz Kościelny.

Teksty należy pisać w sposób prosty, bez żargonu branżowego, zawiłości, no i bez i błędów. Wzmacnia to wiarygodność wydawcy. Układ graficzny powinien być przejrzysty i ciekawy. Taki efekt można osiągnąć dzięki dużym i czytelnym tytułom, śródtytułom oraz odpowiednio dobranej czcionce.

— Informacje przedstawiane za pomocą zdjęć, obrazków i grafik są lepiej zapamiętywane i skuteczniej oddziałują na emocje — doradza Dariusz Stokowski, prezes PR-owej firmy Nova Communications Group.

Optymalna objętość biuletynu to 12-24 strony — nie jest wtedy nadmiernie rozbudowany, a jednocześnie mieści istotne informacje. By treści były świeże, najlepiej wydawać dwutygodnik lub miesięcznik. Dobrej jakości papier pozwala elegancko wyeksponować zdjęcia i grafiki. Nakład powinien być równy lub większy od liczby adresatów, aby każdy z nich miał swobodny dostęp do treści, które za pośrednictwem biuletynu firma chce przekazać.

Dobre narzędzie
Wydatki na wydawanie biuletynu wewnętrznego zależą od formy (drukowana czy elektroniczna), nakładu i składu zespołu redakcyjnego. Tomasz Kościelny szacuje, że wydanie dobrej jakości 24-stronicowego biuletynu w 500 egzemplarzach kosztuje 5-6 tys. zł. Wersja intranetowa jest tańsza, bo odpadają koszty druku i wynosi około 1000 zł miesięcznie. Specjaliści podkreślają jednak, że magazynu wewnętrznego nie należy traktować jak wydatek, ale jak inwestycję.

— Im lepszy przepływ informacji, świadomość i poczucie przynależności do firmy, tym większa szansa realizacji zadań stawianych biuletynowi — podsumowuje Dariusz Stokowski.

Okiem eksperta

Nowocześnie czy klasycznie

Zaletą biuletynu elektronicznego jest aktualność. Nowe informacje pojawiają się w nim każdego dnia. Jest też łatwiejszy do wykonania — nawet początkujący redaktor poradzi sobie z jego edycją. Nie trzeba także pilnować objętości materiałów. Z kolei gazetka drukowana ma tę zaletę, że można ją przejrzeć w dowolnym miejscu, łatwo ją pokazywać poza firmą. Kolorowa i dobrze zaprojektowana graficznie jest dobrą wizytówką przedsiębiorstwa. Biuletyn klasyczny lepiej sprawdzi się w firmach, w których duża część pracowników nie ma dostępu do komputerów, na przykład w dużych przedsiębiorstwach produkcyjnych. Wersja elektroniczna jest optymalna dla pracowników biurowych. Jest również lepszym rozwiązaniem wtedy, gdy większość osób pracuje poza siedzibą firmy, w terenie, na przykład w rozbudowanych strukturach handlowych.

Karolina Gołębiowska account executive w Ciszewski Public Relations.